5 raisons de changer de logiciel pharmacie ou de le faire évoluer

#5 raisons de changer de logiciel de gestion pharmacie ou le faire évoluer !

🚀 1- Augmenter l’attractivité de votre pharmacie avec un logiciel rapide !

Quand tout va plus vite, on retrouve du temps pour l’essentiel : servir ses patients.

Avoir au comptoir un environnement de travail optimisé et rapide, notamment grâce à un logiciel qui s’active rapidement le matin, soit ergonomique et automatise le plus de choses possibles, vous rend plus disponible pour chaque client et augmente l’attractivité de votre officine.

Votre LGO (logiciel de gestion officinale) doit s’effacer lors de la relation avec votre patient et permettre une fluidité dans les échanges. Vos patients doivent avoir le sentiment que vous pouvez répondre de manière attentionnée et efficace à leurs besoins, demandes, questionnements, etc.

Certains logiciels de gestion des officines ont des scénarios très figés (interface en cascades, pop-up), ne laissant pas de place aux aléas. D’autres exigent des manipulations complexes ou lentes lorsqu’il faut par exemple consulter la base de médicaments ou même valider des droits.

Conseil d’expert : Favorisez des logiciels qui offrent une expérience utilisateur unifiée et cohérente, qui s’appuie sur des outils, des données et des rapports qui fonctionnent en synergie. L’intuitivité doit être au cœur des fonctions du logiciel, même les plus avancées, ce qui permet de réduire les délais de rentabilisation pour vos équipes et de prise en charge des patients.

Privilégiez également un LGO avec le maximum d’interconnexion (raccourcis + pré-remplissage automatique des données) avec les prestataires de santé et autres, par exemple :
– Téléservice (ADRI, DP, MS Santé ..)
– Ameli
– Portail Sidep
– L’AFSSAPS
– Visiodroit et cleyris pour la gestion du tiers payant
– …

🚀 2- Votre temps est précieux, économisez-le !

Côté back office la gestion des stocks et celle du tiers-payant sont les deux fonctions les plus chronophages pour l’équipe officinale.

En moyenne, les pharmacies n’automatisent aujourd’hui que 13 % de la gestion de l’ensemble de leur chaîne des achats.

La programmation de la génération des commandes n’est qu’un premier (et petit) pas vers l’automatisation de bout en bout des commandes. Il reste quotidiennement et plusieurs fois par jour à vérifier les commandes, les valider, les envoyer à vos fournisseurs, réceptionner et contrôler les livraisons, paramétrer et mettre à jour les fiches produits…

Conseil d’expert : des innovations en matière de gestion de stock permettent aujourd’hui d’automatiser 85% et au-delà de la chaîne des achats : génération, l’envoi et la réception. Ce qui correspond à min 8 heures par semaine de gagnées.

Également plus fiable et proactive qu’une gestion humaine, l’automatisation complète des commandes ne se contente plus d’une simple intuition pour passer la commande d’un produit. Il analyse et s’adapte très rapidement aux évolutions des ventes de la pharmacie afin d’apporter un taux de service aux patients le plus élevé possible.

De façon générale, automatiser 85% de sa chaîne des commandes apporte des gains substantiels de temps. Pour une pharmacie générant 0,8 M€ de chiffre d’affaires, cela représente un demi ETP économisé. Et pour une pharmacie générant 7,3M€, trois ETP !

🚀 3- Une compatibilité maximale avec tous vos équipements & partenaires est essentiel !

En pharmacie, votre activité repose sur de nombreux matériels & prestataires différents qui vous permettent d’optimiser le fonctionnement de votre établissement.
Un logiciel fonctionnant en synergie avec tous ces outils est indispensable pour améliorer votre productivité et avoir une visibilité globale sur votre activité.

Conseil d’expert : Avant de changer de logiciel pharmacie, assurez-vous que le système d’exploitation de votre LGO (logiciel gestion d’officine) soit compatible avec le plus grand nombre de matériel et de prestataires et ne vous laissez pas imposer uniquement ceux qui rémunèrent l’éditeur !

Voici quelques exemples d’interopérabilité :
– Modules groupement (type système de fidélité, données statistiques…)
– Système d’étiquetage électroniques ou encaissement automatiques
– Robots/automates
– Site internet de vente en ligne
– Logiciels de logistique (pour dépôt)
– …

Afin de rationaliser vos coûts de gestion, assurez-vous que le système d’exploitation de votre logiciel soit évolutif et compatible avec le plus grand nombre.

🚀 4- Des statistiques c’est bien. Des éléments facilement actionnables pour piloter son officine, c’est encore mieux !

Lorsque l’on gère un commerce tel qu’une pharmacie, il est important d’avoir une bonne vision des chiffres et surtout de savoir rapidement où agir et d’identifier les éléments à améliorer ; Les indicateurs sont les baromètres de l’état de santé de votre officine et de son taux de rentabilité. Faute de pouvoir les analyser, ils deviennent inutiles.

Conseil d’expert : Choisissez un logiciel qui vous permettra de mettre en place des KPI pertinents et d’avoir d’un coup d’œil tous les éléments importants pour négocier en position équitable avec les laboratoires.
À minima, il vous sera nécessaire de pouvoir mettre en place les indicateurs et de mesurer facilement les performances de ces laboratoires, canaux d’achat, ventes et achats, ruptures de stock, invendus…
Par exemple, l’analyse des statistiques de vente par gamme facilite la négociation et permet de se débarrasser facilement des invendus et du surstock.

🚀 5- Être accompagné par des experts du métier.

Un service d’assistance ou SAV se réduit parfois à de la correction de bugs. Et la première réponse à un problème énoncé est souvent un devis. En tant que professionnel de santé, vous faites face à des enjeux spécifiques et vous avez besoin d’un éditeur logiciel qui comprenne le contexte dans lequel vous évoluez.

Conseil d’expert : Profitez de l’expertise métier d’un SAV qui sera capable de véritablement vous accompagner dans vos problématiques du quotidien et qui vous guidera dans une conduite du changement si nécessaire, par exemple l’automatisation complète des commandes.  Il est essentiel d’avoir à vos côtés des équipes qui pourront adapter votre logiciel de pharmacie à votre activité, aux caractéristiques spécifiques de votre officine, et ce en toute réactivité.
Privilégiez également des éditeurs indépendants, en prise directe avec les pharmaciens plutôt que des logiciels adossés à d’autres parties prenantes (groupement, plateforme, grossiste ..) dont les développements pourraient favoriser l’écosystème pharmacie au détriment des enjeux des pharmaciens au quotidien.