FAQ : la gestion des rdv vaccination dans Winpharma

Nous répondons à vos questions
FAQ
La gestion des rendez-vous vaccination

1. Comment je peux bénéficier de ce service de prise de rdv vaccination ?

Pour bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité, il est nécessaire d’effectuer la mise jour de Winpharma vers les versions minimales suivantes : 9.3.122, 9.4.79 ou 9.4.103. Aucun paramétrage n’est à prévoir et cette amélioration est gratuite pour tous nos clients. La fonctionnalité winTeam + “rdv vaccination” sont actuellement déployées par vague de pharmacies, il suffit de vérifier dans les prochains jours si la fonctionnalité est disponible sur votre Winpharma.

2. Un tutoriel est-il prévu dans la rubrique “aide” ? Comment retrouvez la doc, vidéo et les infos ?

la gestion des winRDV vaccination est très simple et aucune formation n’est requise car cette fonctionnalité est totalement intégrée à votre logiciel Winpharma. Vous pouvez retrouver le détail des fonctionnalités dans la vidéo de présentation ou dans la documentation dans le menu : “aide/vaccination” (vidéo) et “aide/communication réglementaire” (documentation vaccination, vidéo facturation vaccination, documentation winTeam).

3. Comment créer un rdv depuis Winpharma ? Les données du patient sont-elles pré-remplies ?

Pour créer un rdv vaccination il est possible d’y accéder directement depuis la fenêtre de facturation en cliquant sur l’icône “seringue”. Une fenêtre de création de rdv apparaît en reprenant les informations du patient enregistrées sur Winpharma. Il ne vous reste plus qu’à déterminer le créneau du rdv car les autres informations sont déjà pré-remplies.

4. Comment est organisée la liste d’attente des rdv ?

La liste d’attente des rdv est automatiquement triée par critère d’éligibilité et par date d’inscription dans winTeam.

5. Comment valider l’éligibilité d’un patient ?

Au moment de la saisie du rdv de vaccination, Winpharma récupère les informations de la fiche patient. Vous pouvez cliquer sur l’étoile en haut de l’écran de prise de rdv pour déterminer que le patient est bien éligible à la vaccination. Cette information apparaîtra par la suite dans votre liste de rdv.

6. Comment fait-on quand la vaccination a déjà commencé sans ce module ?

Il suffit de créer un rdv avec le nom et le prénom du patient que l’on renseigne comme « vacciné ».  Il est possible d’antidater le rdv d’un patient vacciné pour avoir l’historique des vaccinations déjà effectué. Ensuite, vous pouvez reprendre le fonctionnement habituel de ce service.

7. Peut-on utiliser cet agenda pour d’autres rendez-vous ?

Oui, pour une autre campagne de vaccination comme celle de la grippe par exemple. On peut utiliser cette fonctionnalité « vaccination » pour d’autres prises de rdv et on peut également passer par l’onglet « événement » directement dans winTeam qui permet de saisir des rdv sur le calendrier de l’officine.

8. Peut-on choisir une durée de rdv différente de 15mn ?

Quand vous saisissez un rdv, il sera par défaut calibré sur 15 minutes, mais vous avez la possibilité de choisir le temps que vous souhaitez que ce soit pour étendre ou pour diminuer la durée de ces rdv. L’objectif de Winpharma est d’être le plus permissif possible pour anticiper les changements de fonctionnement en officine.

9. Comment gérer le rappel pour la 2ème injection ?

Pour le moment, les patients vaccinés une première fois sont enregistrés dans la liste « archivés ». Dans le cadre d’un rdv pour effectuer la seconde injection, il est possible de reprendre le rdv client archivé et de reprogrammer une nouvelle date. La solution de Winpharma se veut simple et modulable pour être toujours utilisable même en cas de modification des règles de vaccination.

10. Comment alertons-nous les patients pour la deuxième injection ou lorsqu’un créneau se libère ?

Vous pouvez contacter directement le patient en vous référant à ses coordonnées sur la fiche patient attachée au rdv. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité winSms, module optionnel de Winpharma, pour envoyer des sms formatés à vos patients directement depuis Winpharma.

11. Des évolutions sont-elles prévues, notamment avec l’utilisation de winPharmacie ?

winPharmacie.com est une application mobile qui permet au patient d’avoir des informations sur sa pharmacie directement depuis son smartphone. Winpharma travaille actuellement sur une évolution de l’application winPharmacie.com pour permettre au patient de pouvoir prendre rdv pour la vaccination en officine directement depuis son mobile.

12. Y a-t-il une passerelle pour transmettre les données à l’assurance maladie pour éditer l’attestation ?

Vous pouvez visionner la vidéo de présentation de la facturation de la vaccination Covid 19 sur Winpharma : vidéo. Dans Winpharma, vous êtes redirigé vers les services SI-VAC automatiquement en fin de facturation pour assurer la traçabilité de l’acte de vaccination.

13. Peut-on avoir un accès replay à cette présentation pour un collaborateur non présent à ce webinaire ?

Vous pouvez accéder au replay de cette présentation en cliquant ici >