Voilà, vous avez déversé l’intégralité de votre savoir dans l’ordinateur et il maîtrise désormais toutes les subtilités de la génération, du passage et de la réception des commandes.

La machine tourne, vous pouvez vaquer au reste de vos occupations sans aucune inquiétude… vraiment ?

Vous avez été accompagné jusqu’à présent. Mais si, demain, vous vouliez modifier une règle de paramétrage ou revenir à une méthode plus « manuelle » pour
certaines commandes ?

Étonnant, mais l’automatisation peut au contraire avoir un effet bénéfique sur la structuration de votre gestion des commandes et du stock. Celle-ci devient plus simple à comprendre et à modifier : les règles sont explicitées et exprimées dans un langage compréhensible pour toute l’équipe, via une interface ergonomique. Vous contrôlez avec plus de précision ce que vous faites, au lieu de vous reposer sur votre seule mémoire.

Et vous pouvez parfaitement compléter ou modifier ces règles, en toute autonomie, et observer immédiatement les effets de ces changements.

Vous voulez dire que l’automatisation des commandes sera plus simple que mon ancien fonctionnement ?

Le gain de temps et le retour sur investissement constituent une question centrale : si le paramétrage vous prend un temps fou et que la valeur ajoutée de l’automatisation des commandes est négligeable… autant ne pas s’équiper et conserver vos bonnes vieilles méthodes, quelque peu artisanales sans doute, mais qui auront l’avantage de ne pas bouleverser vos habitudes et celles de votre équipe.

En effet, mettre en place l’automatisation complète des commandes implique une certaine capacité à lâcher prise. Vous devez être ouvert au changement et prêt à en passer par la période de formation qu’il implique. Pourtant, que vous soyez une petite officine sans énormes lignes de commande et/ou une pharmacie spécialisée, la standardisation d’une partie de vos méthodes constituera une véritable révolution quant au temps gagné ! Pour les cas particuliers, vous pourrez les traiter grâce à la personnalisation.

La gestion de stock n’est pas une mince affaire. En paramétrant son automatisation, vous pourriez penser qu’elle va avoir tendance à se complexifier et, surtout, à s’opacifier : tout sera géré par l’ordinateur et les paramétrages se multiplieront, sans que plus personne ne puisse en comprendre la logique.

Et pourtant, l’automatisation des commandes est simple comme un jeu d’enfant, même pour les nouveaux venus dans votre équipe ! Elle consiste en l’utilisation d’une structure universelle de commandes qui sera ensuite personnalisée progressivement en fonction de vos habitudes. Vos anciens paramètres, s’ils ne font pas déjà partie du fonctionnement standard de l’automatisation et s’avèrent toujours pertinents, sont repris dans cette personnalisation.

Vos employés ont appris à contrôler à la perfection la réception des produits, ils connaissent les règles de commande sur le bout des doigts et peuvent vous réciter par cœur la liste des pourcentages de remises ?

Autant de compétences durement acquises qui ne seront plus mobilisées avec l’automatisation de la gestion des commandes !
Reconnaissez-le : la valeur ajoutée de telles tâches est relativement faible par rapport à d’autres. Sans compter qu’elles génèrent beaucoup de stress : répétitives, minutieuses et sources d’erreur, elles souffrent des interruptions qui font partie du quotidien d’une officine. Non seulement l’automatisation sécurise ces tâches, mais elle libère du temps pour des missions plus utiles et souvent plus valorisantes !

C’est vrai après tout, vous êtes déjà équipé d’un logiciel et vos commandes sont générées par l’ordinateur, sans votre intervention.

Enfin, en quelque sorte : vous avez juste à vérifier les commandes, les valider, les envoyer à vos fournisseurs, réceptionner et contrôler les livraisons, paramétrer et mettre à jour les fiches produits… Vous voyez où nous voulons en venir ?
Et oui, en moyenne, les pharmacies n’ont en vérité automatisé que 13 % de la gestion de l’ensemble de leur chaîne des achats. La programmation de la génération des commandes n’est qu’un premier (et petit) pas vers l’automatisation de bout en bout des commandes, depuis l’envoi jusqu’à la réception, sans intervention humaine.

Automatiser les commandes aux grossistes, d’accord. Mais de là à élargir cette automatisation aux commandes directes ou plateforme d’achat, il y a un grand pas !

Lors de nos premières expérimentations, nous n’avions d’ailleurs même pas imaginé que nous irions aussi loin.

Ce sont les pharmaciens eux-mêmes qui ont réalisé que l’on pouvait appliquer les mêmes méthodes aux produits hors commandes grossistes en ajoutant et paramétrant progressivement des laboratoires et des règles spécifiques de gestion dans le système d’automatisation. Après tout, une fois le paramétrage mis en place pour les produits des grossistes, pourquoi ne pas s’atteler aux autres ? On constate en effet qu’il n’y a finalement que très peu d’imprévus. Tous les cas de figure peuvent être gérés, même s’ils sont anecdotiques.

Ça semble logique : si vous arrêtez de contrôler votre stock, l’ordinateur va choisir la facilité et tout simplement le remplir de produits à l’occasion de la moindre commande ! Produits que vous n’arriverez jamais à vendre avant leur date de péremption…

Alors, certes, vous ne serez peut-être jamais à court de rien, mais ce sera autant d’argent jeté par les fenêtres, en plus de la mobilisation de votre trésorerie. Seuls, vous pouvez savoir que cette demande de produit en particulier est anecdotique et peut parfaitement se gérer en promis. Car le vrai challenge, et c’est là tout l’art que vous déployez dans la gestion des commandes, consiste à avoir à la fois :

• un taux de stock allant jusqu’à 7 à 8 % de votre chiffre d’affaires ;
• et un nombre de promis également le plus bas possible.

La pérennité économique de votre officine et la satisfaction des patients sont en jeu ! Bien sûr, un plus gros stock peut être acceptable en fonction de la situation de votre pharmacie : dans un centre commercial ou sur un lieu touristique, vous préférerez sans doute ne manquer de rien quitte à avoir un léger surstockage, pour ne pas laisser les patients de passage rentrer bredouilles. Et si l’ordinateur était en fait parfaitement capable d’intégrer l’ensemble de ses critères pour gérer votre stock avec le plus de finesse possible ?