Lorsqu’un patient retourne un produit, il est essentiel d’enregistrer correctement l’opération pour assurer la traçabilité et remettre le produit en stock.

1. Trouver la facture concernée

Avant toute modification, il est nécessaire d’identifier la facture correspondant à la vente du produit retourné.

➡️ Accédez au menu : Listes > Liste des ventes
➡️ Recherchez la facture du patient en filtrant par date, montant ou nom du patient si nécessaire.

Astuce : Si le numéro de facture est inconnu, ouvrez la fiche du produit et consultez l’onglet 8.Histo pour le retrouver rapidement.

2. Modifier la facture

Une fois la facture identifiée, elle doit être mise à jour pour prendre en compte le retour du produit.

➡️ Sélectionnez la facture concernée.
➡️ Cliquez sur Modifier > Modifier la facture.

Attention : Seule une facture non clôturée peut être modifiée directement. Dans le cas contraire, vérifiez les règles en vigueur dans votre officine.

3. Réintégrer le produit en stock

Pour s’assurer que le stock est à jour, le produit doit être réintégré via la facturation.

➡️ Ajoutez à nouveau le produit dans la facture en indiquant une quantité négative : -1.

Pourquoi ? Cela signale que le produit est retourné et réajuste automatiquement le stock.

Cas particuliers :

• Produit périmé ou endommagé ? Pensez à l’isoler et à l’exclure du stock si nécessaire.
• Erreur de dispensation ? Vérifiez si un correctif doit être appliqué dans le dossier patient.

4. Ajouter un commentaire pour tracer l’opération

Pour assurer un suivi clair et éviter toute confusion lors d’un contrôle, il est recommandé d’ajouter un commentaire dans la facture.

➡️ Dans la zone de saisie, tapez /Retour produit.
➡️ Validez en appuyant sur Entrée.

Pourquoi ? Le commentaire permet de conserver une trace de l’opération en cas de vérification ultérieure.

Bonnes pratiques :

• Indiquer le motif du retour si nécessaire (ex. erreur de délivrance, refus du patient, etc.).
• Compléter avec des informations complémentaires si la pharmacie impose une procédure spécifique.

5. Rembourser le patient

Une fois la facture mise à jour, le remboursement du patient peut être effectué.

➡️ Appuyez sur CTRL + Entrée pour finaliser l’opération.
➡️ Sélectionnez le mode de règlement utilisé par le patient (espèces, carte bancaire, tiers payant, etc.).

Vérifiez les règles de remboursement en vigueur dans votre officine, notamment en cas de tiers payant ou de produits non remboursables.

L’opération est terminée !

Le retour est enregistré, le produit est réintégré au stock, et le patient est remboursé en toute conformité.

Les atouts du PAX A35 :

Un terminal de paiement complet et sécurisé :

• • Compatibilité avec tous les moyens de paiement : carte bancaire, sans contact (NFC) et paiements mobiles (smartphone).
  • Fonctionne avec AMEX, Mastercard, Visa, Google Pay, et bien d’autres.
  • Paiement rapide et sécurisé, même en période de forte affluence.
  • Mode de secours intégré : en cas d’interruption de connexion internet, le terminal stocke temporairement les paiements avant de les envoyer une fois la connexion rétablie.

Envoi automatique des transactions avec winTPE :

• • Le montant affiché sur Winpharma est transmis automatiquement au TPE lors d’un paiement par CB. Aucune saisie manuelle, zéro erreur, gain de temps assuré !

Monétique centralisée :

• • Clôture de caisse simplifiée : consultez Nepting pour le récap des paiements CB, comparez avec la synthèse d’activité du jour sur Winpharma. Plus besoin d’additionner les tickets de télécollecte, tout est automatisé. Rapide, fiable, sans erreur.

Fonction SESAM-Vitale :

• • Lecture et mise à jour des cartes Vitale.
  • Compatible avec l’application e-Carte Vitale : grâce à sa caméra intégrée, il lit le code 2D affiché sur le téléphone du patient ou utilise la technologie NFC.
  • Télémise à jour intégrée, simplifiant la gestion des droits des patients.

Design et ergonomie :

• • Écran tactile 4’’, offrant une interface fluide et intuitive.
  • Compact et élégant, il s’intègre parfaitement aux comptoirs sans encombrer l’espace de travail.

Une maintenance et évolutivité sans contraintes

Le PAX A35 bénéficie d’un suivi technique et d’une maintenance assurés directement par les équipes de Winpharma, garantissant une prise en charge réactive et efficace. Grâce aux mises à jour automatiques, le terminal reste toujours à jour sans nécessiter d’intervention manuelle.

En cas de besoin, l’assistance à distance de Winpharma intervient rapidement, garantissant une continuité de service optimale. La supervision en temps réel permet un suivi précis du matériel et une détection proactive des éventuelles anomalies.

Un choix économique et optimisé

Investir dans le PAX A35, c’est aussi faire un choix économique. En regroupant plusieurs fonctionnalités essentielles en un seul appareil, il évite l’achat et la maintenance de plusieurs équipements distincts. Moins de matériel signifie moins de coûts d’investissement, de maintenance et de remplacement.

La PAX A35 équivaut à l’achat de ces 3 matériels :

Dans certains cas, les mutuelles peuvent modifier leur code de transmission, également appelé numéro AMC (Assurance Maladie Complémentaire). Ce changement peut entraîner des rejets de facturation si le nouveau code n’est pas correctement mis à jour dans le logiciel Winpharma.

Pour éviter ces rejets et assurer la bonne transmission des factures, il est nécessaire d’actualiser ce code dans Winpharma. Voici la procédure à suivre pour effectuer cette mise à jour :

• En facturation cliquez sur le numéro de mutuelle du patient

• Utilisez la combinaison de touche “SHIFT + ENTREE”, cela permet d’accéder directement à la fiche de la mutuelle renseignée pour le patient 
• Modifiez ensuite les champs indiqués sur l’image ci-dessous (Code interne pour retrouver la mutuelle rapidement, N°AMC et le code préfectoral) : 

Voilà, votre mutuelle est mise à jour et vous pouvez désormais facturer le patient sans risque de rejets.

Les honoraires de garde ont vu leur taux de remboursement changer au 08/01/2025, passant de 100% à 65-85% en fonction du régime et de la situation du patient.

(Le taux de TVA des honoraires est de 2.10%)

Les évolutions des honoraires de garde dans le détail : 

• Honoraires de garde de nuit : entre 20h00 et minuit et entre 6h00 et 8h00 passent de 8 à 10 euros par ordonnance, 

• Nouveaux honoraires de « garde de nuit profonde » : de minuit à 6h00 à 20 euros par ordonnance, 

• Honoraires de garde du dimanche et des jours fériés : de 8h00 à 20h00 passent de 5 à 6 euros par ordonnance, 

• Honoraires de garde de jour : en dehors des jours et heures habituels d’ouverture, de 8h00 à 20h00 restent inchangés à 2 euros par ordonnance 

Les honoraires sont proposés par défaut dans votre logiciel Winpharma en facturation s’ils ont été activés au préalable dans le menu : Dossier > Préférences et Honoraires de garde 

Le bouton “Horaires d’ouverture” vous permet d’indiquer les horaires d’ouverture de la pharmacie.

L’application des honoraires de garde se fait dans la facturation automatiquement 

Il est possible de les ajouter manuellement via le bouton H situé en dessous de la partie prescripteur

1- Les risques d’une perte de données : des conséquences majeures

• Interruption d’activité : Une perte de données peut vous empêcher de délivrer des ordonnances ou de gérer votre stock, ralentissant, voire stoppant votre activité.
• Non-conformité réglementaire : Vous êtes tenu de respecter des normes strictes en matière de gestion et de sécurité des données. Une défaillance peut vous exposer à des sanctions.
• Atteinte à votre image : Une perte de données peut éroder la confiance que vos patients placent en vous, impactant durablement votre réputation.

Protéger vos données, c’est protéger votre pharmacie

Les imprévus peuvent survenir à tout moment, mettant en péril la continuité de votre activité. Ne laissez pas le hasard décider.
Adoptez dès maintenant une stratégie proactive pour sécuriser vos données.

Afin de vous aider dans cette démarche, nous avons créé un guide pratique qui vous propose des conseils et des bonnes pratiques pour sécuriser vos données sensibles et assurer la pérennité de votre pharmacie.

1. Faire de l’organisation un allié

Une préparation en amont peut tout changer :

• Planifiez les périodes de rush en ajustant les plannings pour répartir équitablement les charges de travail.

Astuce Winpharma : Rendez-vous dans winStats pour accéder facilement aux statistiques de vente et ajustez les plannings en conséquence directement

• Centralisez les infos clé pour mieux communiquer et collaborer : une bonne gestion de l’information est essentielle pour gagner du temps et éviter le stress

Astuce Winpharma : Utilisez un cahier de liaison digital comme winTeam, gratuit et directement intégré à votre logiciel Winpharma pour partager les priorités de la semaine avec toute l’équipe. Comment ça marche ? T&A – Tout savoir sur winTeam

2. S’offrir des outils et astuces utiles pour alléger le quotidien

Les tâches administratives répétitives, c’est l’ennemi numéro 1 de la sérénité. Avec les bons outils numériques :

• Automatisez et simplifiez la gestion de vos commandes grâce à un système d’automatisation qui anticipe les besoins spécifiques des fêtes

Astuce Winpharma : Activez winAutopilote pour automatiser 100 % de vos commandes grossistes et même les commandes directes ! lien vers page WAP en ligne

• Activez la gestion automatique des génériques manquants. À la clé : moins de promis, moins de patients qui reviennent

Astuce Winpharma : winAutopilotes génériques – Gérer facilement les génériques manquants

• Mettez en place des routines quotidiennes, par exemple, pour débloquer des commandes directes prioritaires et éviter les risques de ruptures ou promis non honorés

Astuce Winpharma : avec DO WAP Ruptures, visualisez et débloquez en 2 min les commandes directes non envoyées pour cause de franco non atteint : DO-WAP Ruptures – Utilisation

• Si vous avez un robot, passez à la gestion automatique des promis, pour une délivrance des promis rapide et directement au comptoir

Astuce Winpharma : automatisez la gestion des promis avec winPromis : winPromis : Automatisez la gestion des promis en pharmacie

3. Chouchouter votre équipe pour maintenir une ambiance détendue

Le bien-être de l’équipe est crucial pour traverser cette période intense sans heurts :

• Mettez en place des pauses communes, même courtes, pour souffler et se recentrer.

Astuce zen : Un écran dans l’espace de pause ? Diffusez des exercices de cohérence ou proposez des séances de yoga assis, de méditation de pleine conscience : 5 minutes pas plus peuvent suffire pour apaiser et rebooster l’équipe

• Créez un environnement agréable avec des petites attentions : café, thé de Noël, douceurs ou playlist festive en coulisses.

4. Simplifier l’expérience client pour éviter les frustrations

Les patients sont souvent pressés à l’approche des fêtes. Une bonne organisation de l’espace et des services peut réduire les tensions :

• Démultiplier l’espace de vente pour les achats sans ordonnances : encaissez une partie de la patientèle directement dans l’espace de vente

Astuce Winpharma : Utilisez le terminal winVenteMobile connecté à Winpharma pour conseiller et conclure la vente sans passer par le comptoir winVentemobile

• Proposez un parcours rapide : affichage clair, click & collect ou bornes interactives.

Astuce zen : Pourquoi ne pas créer un petit stand “cadeaux express” dans la pharmacie avec des produits pré-emballés ? vous soulagerez les clients en quête d’un cadeau de dernière minute

5. Cultiver un état d’esprit positif et motivant

La période des fêtes peut aussi être vécue comme une opportunité d’apporter du bonheur :

• Récompensez l’effort collectif avec une petite fête ou un déjeuner en équipe après les fêtes.
• Encouragez les échanges chaleureux avec les patients pour cultiver une ambiance conviviale.

Astuce Christmas Spirit : proposez un dress code Pulls ou accessoires de Noël la semaine qui précède les fêtes pour les membres de l’équipe qui le souhaitent. Un bon moyen de détendre l’atmosphère et d’amener le sourire aux lèvres des patients.

 

Grâce à ces astuces, vous pouvez transformer l’effervescence des fêtes en un moment de travail productif et épanouissant, tant pour vos équipes que pour vos patients. Avec un peu d’organisation, d’outils adaptés et de bien-être au quotidien, la pharmacie peut devenir un lieu apaisé même pendant la période la plus chargée de l’année ! ✨ C’est parti !

1. Pourquoi votre pharmacie a besoin des réseaux sociaux ?

Les réseaux sociaux offrent une visibilité instantanée à des milliers de personnes, dont une bonne partie peut devenir vos clients. En tant que pharmacien, vous pouvez les utiliser pour :

• Fidéliser vos clients existants : Partager des conseils de santé, des promotions, et des informations pertinentes.

• Atteindre de nouveaux clients : Être présent là où vos clients passent du temps, sur des plateformes comme Facebook et Instagram.

• Partager votre expertise : Les réseaux sociaux sont un excellent moyen de vous positionner en tant qu’expert dans votre domaine, que ce soit pour des conseils en santé, des informations sur les médicaments ou des actualités locales.

• Humaniser votre pharmacie : Montrer le côté humain de votre équipe, partager des événements ou des moments du quotidien, et créer ainsi un lien plus fort avec vos patients.

2. Choisir le bon réseau social pour commencer

Avant de vous lancer, il est essentiel de savoir quel réseau social choisir. Chaque plateforme a ses spécificités, et il est important de cibler celle qui correspond le mieux à votre clientèle et à vos objectifs.

• Facebook : Idéal pour toucher une large audience, communiquer avec vos patients, partager des articles de blog, des événements et créer un groupe privé pour des échanges exclusifs avec vos clients.

• Instagram : Parfait pour un contenu plus visuel. C’est l’endroit rêvé pour partager des photos et des vidéos, présenter votre équipe, ou promouvoir des produits de manière créative. Idéal pour toucher une audience jeune.

• LinkedIn : Si vous êtes intéressé par le développement professionnel et l’échange avec d’autres professionnels de santé, LinkedIn peut être une bonne plateforme pour mettre en avant vos compétences et participer à des discussions professionnelles.

• TikTok : Si vous cherchez à toucher une audience encore plus jeune et dynamique, TikTok est une plateforme en pleine croissance où vous pouvez partager des contenus légers, divertissants et éducatifs sur des sujets de santé.

3. Comment créer votre page sans effort

Créer une page professionnelle sur les réseaux sociaux est plus simple qu’il n’y paraît.
Voici quelques étapes à suivre pour commencer.

• Choisissez le bon nom et photo de profil : Utilisez le nom de votre pharmacie pour que vos clients puissent vous retrouver facilement. Choisissez une photo de profil simple mais représentative, comme le logo de votre pharmacie.

• Complétez votre profil : Ajoutez une description courte mais percutante de votre pharmacie, avec vos horaires d’ouverture, votre adresse et un lien vers votre site internet si vous en avez un.

• Ajoutez un bouton d’appel à l’action : Sur Facebook, vous pouvez ajouter un bouton pour prendre rendez-vous, appeler ou envoyer un message à votre pharmacie. Sur Instagram, vous pouvez également ajouter un lien vers votre site ou vos services.

4. Publier régulièrement des contenus engageants

Une fois votre page créée, il est temps de l’animer ! Publier régulièrement est essentiel pour garder votre audience engagée. Voici quelques conseils :

• Variez vos formats : Alternez entre photos, vidéos, carrousels d’images et stories. Le contenu visuel est beaucoup plus engageant que de simples textes.

• Partagez des conseils pratiques : Publiez des articles de santé, des informations sur les produits, ou même des vidéos de prévention ou d’astuces santé.

• Proposez des offres et des promotions exclusives : Informez vos abonnés de promotions spéciales ou de nouveaux produits disponibles en pharmacie.

• Racontez l’histoire de votre pharmacie : Montrez les coulisses, présentez votre équipe, et partagez des moments de vie à l’officine. Cela humanise votre pharmacie et crée une connexion émotionnelle avec vos patients.

• Planifiez vos publications : Pour ne rien oublier et garder une fréquence régulière, utilisez des outils comme Buffer ou Hootsuite pour programmer vos posts à l’avance.

5. Engager et fidéliser votre communauté

Il ne suffit pas de publier pour créer une communauté. Vous devez également interagir avec vos abonnés pour créer un véritable lien. Voici comment procéder :

• Répondez aux commentaires : Montrez à vos patients que vous vous souciez de leurs questions ou préoccupations en répondant rapidement aux commentaires.

• Organisez des concours ou des sondages : Incitez vos abonnés à participer à des sondages, à répondre à des quiz ou à participer à des concours. C’est un excellent moyen d’animer votre communauté.

• Utilisez des hashtags : Sur Instagram, utilisez des hashtags pertinents pour toucher une audience plus large. Par exemple, #santé, #pharmacie, #conseilssanté, #officine.

• Encouragez les avis : Demandez à vos patients satisfaits de laisser des avis positifs sur votre page. Cela renforce votre crédibilité et attire de nouveaux clients.

Conclusion

Créer et animer une page pour votre pharmacie sur les réseaux sociaux n’est pas aussi compliqué qu’il y paraît. Grâce à ces 5 clés, vous avez les outils pour vous lancer et obtenir des résultats rapidement. Rappelez-vous, l’essentiel est de rester authentique, de publier régulièrement et d’interagir avec votre communauté. Si vous avez des questions ou avez besoin de conseils supplémentaires, n’hésitez pas à vous inspirer des autres pharmacies et à explorer les bonnes pratiques sur les réseaux !

1. Choisir le bon partenaire

Pour relever les défis quotidiens d’une pharmacie, il est crucial de s’entourer d’outils fiables et intuitifs. Gunther a fait le choix stratégique de collaborer avec un partenaire qui partageait sa vision : simplicité et performance.

Winpharma : Comment avez-vous décidé des solutions à mettre en place pour votre officine ?

Gunther Delangle : Pendant mes études, en deuxième année de pharmacie, j’ai découvert Winpharma lors d’un remplacement. À l’époque, j’avais testé d’autres logiciels, mais aucun ne m’avait vraiment convaincu. Puis, lors d’un remplacement en urgence, j’ai utilisé Winpharma pour la première fois. En une matinée, sans aucune formation, je savais déjà facturer, consulter les stocks et passer des commandes. C’était tellement intuitif ! Quand j’ai repris la pharmacie de Passais, je savais que c’était l’outil qu’il nous fallait.

Winpharma : Vous avez mentionné une réduction spectaculaire du taux de promis. Comment y êtes-vous parvenu ?

Gunther Delangle : winAutopilote a été une révolution pour nous. Cet outil suit nos stocks en temps réel et passe automatiquement les commandes en fonction de critères clés : l’historique des ventes, les prévisions de demande, et les niveaux critiques. Grâce à cela, notre taux de promis est passé de 10 % à 2,6 %, une réduction impressionnante de 70 % !

2. Optimiser les stocks et réduire les promis

Une gestion des stocks optimisée est essentielle pour diminuer les ruptures, améliorer la satisfaction des patients et alléger le travail en officine. Avec winAutopilote, Gunther a libéré du temps tout en augmentant la fiabilité de son service.

Winpharma : Comment cela a-t-il changé votre quotidien et celui de votre équipe ?

Gunther Delangle : Franchement, c’est bluffant. Avant, la gestion des commandes me prenait une heure par jour. Maintenant, avec l’automatisation, cette tâche ne me prend que 3 minutes. Tout ce temps économisé nous permet de nous concentrer sur l’essentiel : les patients et les tâches à forte valeur ajoutée.

3. Gagner du temps pour se concentrer sur l’essentiel

Automatiser les tâches chronophages, comme la gestion des commandes, libère du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée : conseil patient, développement de services, et gestion proactive de l’officine.

Winpharma : Vous utilisez également le tableau de bord de Génialitude. Qu’est-ce qu’il vous apporte ?

Gunther Delangle : C’est un outil fantastique pour analyser nos performances au quotidien. Il me permet d’ajuster notre stratégie en fonction des résultats, tout en partageant les données avec mon équipe pour aligner nos efforts.

4. Analyser la performance pour mieux avancer

Un tableau de bord clair et précis permet de suivre les résultats en temps réel, d’identifier les axes d’amélioration, et d’aligner les efforts de toute l’équipe autour d’une stratégie commune.

Winpharma : Vous avez aussi travaillé sur l’enrichissement de l’offre et la fidélisation. Pouvez-vous nous en dire plus ?

Gunther Delangle : En un mois seulement, nous avons ajouté 30 nouvelles références à notre gamme, ce qui a permis à nos patients de découvrir de nouvelles options adaptées à leurs besoins. Nous avons également mis en place un service de téléconsultation, et ça a été un succès immédiat.

5. Capter et fidéliser la patientèle

Enrichir l’offre, proposer des services innovants comme la téléconsultation, et renforcer la satisfaction patient sont des leviers puissants pour fidéliser et développer sa patientèle.

Winpharma : Vous avez mentionné l’importance de responsabiliser votre équipe. Qu’est-ce que cela implique ?

Gunther Delangle : Avec winAutopilote et l’intégration des laboratoires, mes collaboratrices n’ont plus à se préoccuper des commandes. Elles travaillent maintenant avec plus de liberté, de flexibilité, et surtout, avec une sérénité accrue.

6. Lâcher prise et responsabiliser l’équipe

S’appuyer sur des outils fiables permet de déléguer certaines responsabilités tout en maintenant une qualité de service optimale. Une équipe responsabilisée est plus motivée et impliquée.

Winpharma : Quels sont vos projets pour l’avenir de l’officine ?

Gunther Delangle : Mon prochain objectif est d’introduire des étiquettes électroniques et, à terme, d’intégrer un robot pour automatiser totalement la gestion des promis. Chaque avancée est une étape vers une officine plus performante, plus simple à gérer, et toujours plus au service de nos patients.

7. Une quête d’optimisation permanente

L’amélioration continue est un état d’esprit. Investir dans des solutions innovantes, comme les robots ou les étiquettes électroniques, prépare l’officine de demain tout en renforçant sa compétitivité.

Pour en savoir plus, visionnez notre webinaire avec Gunther !