95 % des commandes régulières automatisables.
A quoi ce taux correspond-il ? Est-ce applicable sur le direct ?
Découvrez le potentiel inédit de winAutopilote® !

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C’est vrai après tout, vous êtes déjà équipé d’un logiciel et vos commandes sont générées par l’ordinateur, sans votre intervention.
Enfin, en quelque sorte : vous avez juste à vérifier les commandes, les valider, les envoyer à vos fournisseurs, réceptionner et contrôler les livraisons, paramétrer et mettre à jour les fiches produits… Vous voyez où nous voulons en venir ?
Et oui, en moyenne, les pharmacies n’ont en vérité automatisé que 13 % de la gestion de l’ensemble de leur chaîne des achats. La programmation de la génération des commandes n’est qu’un premier (et petit) pas vers l’automatisation de bout en bout des commandes, depuis l’envoi jusqu’à la réception, sans intervention humaine.

Mais alors, en quoi consiste l’automatisation complète des commandes ?

L’envoi des commandes, la réception des produits et la gestion des fiches produits ne sont pas des actions à haute valeur ajoutée : automatisez-les !

La réception des produits n’a par exemple pas besoin d’être contrôlée systématiquement. Vous pouvez parfaitement vous contenter d’examiner les aléas de livraison, par des vérifications ciblées, et laisser le reste à l’ordinateur.
Du côté de vos fiches produits, le paramétrage peut être géré automatiquement dans son ensemble, en tenant compte du cycle de vie du produit sans avoir à le définir au cas par cas.
Pour ce faire, définissez des règles de jeu évolutives pour déterminer le comportement de l’ensemble des produits dans le temps. Au lieu de devoir changer sans cesse vos paramétrages, l’ordinateur va gérer pour vous l’évolution des produits que ce soit leur rotation, leurs ruptures, mais aussi les dates de fin de brevet ou le déremboursement.

Le taux d’automatisation de la chaîne des achats peut ainsi aller jusqu’à 85 % et même au-delà ! Pour une pharmacie générant 0,8 M€ de chiffre d’affaires, cela représente un demi ETP économisé. Et pour une pharmacie générant 7,3 M€, trois ETP !

Les commandes grossistes ok. Quand est-il des commandes directes ?

Automatiser les commandes aux grossistes, d’accord. Mais de là à élargir cette automatisation aux commandes directes ou plateforme d’achat, il y a un grand pas !

Lors de nos premières expérimentations, nous n’avions d’ailleurs même pas imaginé que nous irions aussi loin.
Ce sont les pharmaciens eux-mêmes qui ont réalisé que l’on pouvait appliquer les mêmes méthodes aux produits hors commandes grossistes en ajoutant et paramétrant progressivement des laboratoires et des règles spécifiques de gestion dans le système d’automatisation.
Après tout, une fois le paramétrage mis en place pour les produits des grossistes, pourquoi ne pas s’atteler aux autres ? On constate en effet qu’il n’y a finalement que très peu d’imprévus.
Tous les cas de figure peuvent être gérés, même s’ils sont anecdotiques.

Mais comment s’y prendre ?

L’une des pharmacies équipées de winAutopilote® a par exemple programmé 220 lignes de commande liées à des laboratoires, en les ajoutant au fil du temps.
Pour tenir compte du franco de port, ces lignes sont systématiquement analysées par ordinateur, chaque semaine, et commandées si le nombre de produits en stock est suffisant ou non.

Aujourd’hui, dans cette pharmacie, les commandes directes automatisées sont même plus nombreuses que les commandes grossistes !
Entre autres, la gestion par paliers de prix est parfaitement prise en charge par l’outil : grâce à l’historique des ventes et à vos paramétrages, l’ordinateur sait que le produit sera vendu et peut être stocké pendant une période donnée.
Il proposera alors de passer à un palier supérieur s’il existe de meilleures remises pour un achat d’une plus grande quantité.
En somme, tout le savoir et toutes les informations que vous mobilisez pour prendre la décision de commander tel produit à tel moment et en telle quantité peuvent être retranscrits sous la forme de règles compréhensibles par l’ordinateur.
Grâce à l’automatisation de ces commandes, il y a moins de réassorts aux grossistes favorisant le meilleur canal d’achat et un gain de marge.