TRUCS & ASTUCES
Tout savoir sur winTeam !
(100% intégré dans Winpharma et 100% gratuit)
Digitalisez votre cahier de liaison et gérez facilement vos communications par groupe !
Oubliez votre tableau en liège, vos post-it ou encore votre carnet interne et faites place à winTeam ! Directement intégré dans le logiciel Winpharma, winTeam vous permet d’échanger de façon fluide et efficace avec votre équipe.
Pour ceux qui ne le connaissent pas encore, nous vous proposons cette série de trucs et astuces pour prendre en main ce fabuleux outil de collaboration 2.0, conçu avec et pour les pharmaciens ! À l’officine ou à distance, avec winTeam il n’y a plus de barrière pour communiquer avec votre équipe. Accessible gratuitement sur Winpharma et à distance sur smartphone ou tablette.
Accessible en 1 clic directement via le logiciel Winpharma.
Fluidifie le travail : chaque collaborateur peut réagir, apprendre et agir.
Simple à utiliser que vous soyez novice ou non avec les nouvelles technologies.
Sécurisé : protégé par un mot de passe unique à chaque collaborateur.
Nous aborderons dans cette série de trucs & astuces sur winTeam les sujets suivants :
- Créer des posts avec la possibilité de commenter et de réagir
- Réunir des personnes dans des groupes de collaboration
- Afficher les nouveaux messages, les commentaires et les évaluations
- Rester au courant des évènements importants
- Résoudre des problèmes urgents avec votre équipe depuis Winpharma et sans quitter le comptoir
Pour créer vos posts il vous suffit de cliquer sur l’enveloppe en haut à gauche du menu général, afin d’accéder à winTeam.
Ensuite sélectionnez « Groupes » dans le menu puis créez votre post (voir capture d’écran ci-dessous).
Lors de la création de votre post vous avez plusieurs possibilités : Utiliser la barre d’outils pour modifier votre message en fonction de vos besoin et sélectionner les destinataires et même les mentionner (voir capture d’écran ci-dessous).
: Permet de modifier la police du texte
: Permet d’importer un document, une image ou une vidéo
: Permet d’ajouter un tableau ou un lien (URL)
Lorsqu’un post est publié vous avez la possibilité d’y répondre, de le modifier ou le supprimer (voir capture d’écran ci-dessous)
1. Créer un groupe winTeam
Rendez-vous dans la gestion de votre profil :
Cliquez ensuite sur l’icône de création de groupe :
1 – Indiquez le nom du groupe
2 – Cochez l’ajout de tous les utilisateurs de la pharmacie si vous le souhaitez
3 – Enregistrez le nouveau groupe pour confirmer sa création
Cliquez sur la flèche à droite du nom de l’opérateur choisi pour lui affecter un droit administrateur du groupe.
2. Inviter les utilisateurs au groupe
Pour inviter un utilisateur au groupe que vous avez créé, vous aurez besoin soit :
- de son adresse e-mail
- de son nom
- ou de son prénom.
La recherche par le nom/prénom n’est possible que si l’utilisateur est membre de votre équipe et travaille à l’officine.
Techniquement, vous pouvez inviter un utilisateur via :
- les paramètres de groupe
- directement depuis le groupe concerné
A. Inviter un membre de son équipe
Pour inviter les membres de votre équipe officinale, et ainsi rendre accessible un groupe aux personnes invitées, vous pouvez procéder à l’aide des moyens décrits ci-dessous :
- À partir de la fenêtre “Paramètres de groupe”
- Directement depuis les détails d’un groupe
B. Inviter une personne externe à l’équipe de la pharmacie
Vous pouvez également inviter sur winTeam des personnes qui ne sont pas membres de votre pharmacie comme des représentants de laboratoires ou d’un groupement par exemple.
Par conséquent, la personne contactée sur winTeam recevra une invitation par e-mail lui laissant le choix d’accepter, ou non, l’ajout à un groupe winTeam.
Tout comme pour l’ajout d’un membre de votre équipe, l’invitation de personnes externes fonctionne de la même manière :
- À partir de la fenêtre « Paramètres de groupe »
La seule différence ici est de renseigner l’adresse e-mail de la personne à inviter et pas le nom et prénom.
- Directement depuis les détails d’un groupe
C. Réagir à une invitation
Pour un utilisateur qui possède déjà un compte winTeam, mais qui ne fait pas partie de votre pharmacie, il recevra la notification suivante :
- dans Winpharma
- par e-mail :
L’utilisateur n’ayant pas de compte winTeam recevra la notification d’invitation à créer un compte winTeam pour rejoindre le groupe :
1. Consulter ses messages
Tous les messages (posts) sont réunis dans les groupes winTeam. Pour accéder à un groupe particulier, l’administrateur du groupe en question peut vous donner les droits d’accès.
Lorsqu’un nouveau message est disponible dans un groupe, une pastille avec le nombre de nouveaux messages apparaît au niveau de l’onglet “Groupes”.
Lorsque vous cliquez sur “Groupes” une pastille s’affiche à côté du groupe pour lequel un nouveau message est disponible.
2. Organiser son espace winTeam
Pour faciliter votre travail, vous pouvez :
- placer les groupes utilisés fréquemment dans la section “Favoris”
- sauvegarder certains messages (avec des informations importantes, par exemple) dans la section “Messages importants”
La section “Favoris”
Les groupes “favoris” sont affichés dans la partie supérieure de vos groupes :
Pour ajouter un groupe dans la section “Favoris”, rendez-vous dans la gestion de votre profil, puis cliquez sur la petite flèche à droite du nom de groupe concerné et cliquez sur « Ajouter aux favoris ».
Section “Messages importants”
Pour enregistrer un message dans la section “Messages importants”, cliquez sur le message souhaité dans le groupe et suivez les instructions ci-dessous :
Vous pouvez désormais retrouver le message dans la section “Messages importants”, si vous souhaitez retirer un message de cette liste, il vous suffit de réaliser la même manipulation en sélectionnant l’option “Pas important”.
3. Réagir aux messages
Répondre et réagir à un message
Suivez les étapes indiquées ci-dessous pour répondre à un message :
Utilisez le menu contextuel
- Le bouton “Copier le lien” : permet de copier le lien URL qui redirige vers le message.
- Le bouton “Marquer comme non lu” : permet de conserver la pastille de notification et de ne pas oublier de relire le message.
- Le bouton “Lu par” : ouvre la liste des utilisateurs ayant lu le message.
Pour accéder à la configuration de votre profil, veuillez vous rendre en haut à gauche de la fenêtre winTeam et cliquez sur votre nom.
Modifier ses données personnelles
- Finaliser la création de son compte
Si vous n’avez pas encore finalisé la création de votre compte winTeam, vous verrez apparaître ce message en dessous de votre photo :
Renseignez votre adresse e-mail. Vous y recevrez les instructions pour finaliser la création de votre compte winTeam.
- Modifier ses informations personnelles
Vous pouvez modifier vos informations personnelles via l’onglet de gestion de votre profil (prénom, nom, numéro de téléphone, e-mail).
Gérer l’affichage de ses groupes
Vous avez la possibilité de changer l’ordre de vos groupes via la gestion de votre profil.
Pour cela cliquez sur « Changer l’ordre des groupes » puis effectuez un glisser-déposer sur les groupes que vous souhaitez déplacer.
Cliquez ensuite sur le bouton « Terminer » pour valider le changement.
Paramétrer les notifications
Il est possible de désactiver l’envoi de notifications par mail en fonction d’un groupe via la gestion de votre profil. Cliquez sur la flèche à droite du groupe puis sélectionnez « Désactiver les notifications par e-mail »
Il est également possible de désactiver complètement l’envoi de notifications par mail pour tous les groupes via le bouton « Me notifier de demandes par mail ».
Avec la section Événements vous pouvez facilement planifier vos réunions (nommés événements) : les créer, inviter vos collègues et être invité.
La liste de tous les événements disponibles s’affiche et est triée par date en commençant par l’événement le plus récent. Pour afficher également vos invitations refusées, déplacez le sélecteur “Inclure les refus” :
1. Options d’affichage
Par défaut, les événements sont affichés sous forme de liste. Il est possible de les afficher sur un calendrier, pour cela vous devez faire glisser la barre vers la droite de votre écran :
Afficher les événements d’un groupe
Sélectionnez le groupe pour lequel vous voulez afficher les événements rattachés :
2. Consulter ses réunions
Pour consulter le détail des événements, cliquez sur l’événement qui vous intéresse dans la liste à gauche de l’écran ou directement dans le calendrier.
Cliquez sur le nom de l’événement pour ouvrir ou réduire la fenêtre de détails :
3. Réagir à une invitation
Vous pouvez informer les organisateurs de la réunion de votre présence en appuyant sur le bouton correspondant :
Sans moi = refuser l’invitation.
Peut-être = si vous n’êtes pas certain de pouvoir assister à cette réunion. Vous pourrez changer votre présence ultérieurement.
Je participe = confirmer votre participation à cette réunion.
Si l’événement est périodique, il faut renseigner si votre présence s’applique à toutes les occurrences ou seulement pour l’événement à venir.
Il est également possible de changer votre réponse avant la date de l’événement.
4. Créer des événements
À partir des événements
Pour créer un événement, veuillez cliquer sur le bouton en bas de la fenêtre (encadré sur la capture d’écran ci-dessous).
- Inviter les membres
Par défaut, tous les membre du groupe sélectionné sont invités (le bouton sélecteur “Inviter tous” est activé) :
Si vous souhaitez limiter le nombre d’invités :
1. Désactivez le bouton sélecteur :
2. Et sélectionnez les personnes concernées.
5. Modifier un événement
Pour accéder à la modification d’un événement, vous pouvez cliquer sur le bouton “Modifier” en bas de la fenêtre de l’événement.
Si l’événement contient une récurrence :
– Décochez la case indiquée ci-dessous si vous souhaitez que les modifications concernent tous les événements récurrents
– ou laissez la case cochée si cela ne s’applique qu’à l’événement du jour
L’événement modifié est indiqué dans la liste :
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À très vite pour de nouveaux trucs & astuces ! 👋
